MASAK yükümlüleri tüzel kişi müşterilerini nasıl tanır?

5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun ve bu Kanuna dayanan Tedbirler Yönetmeliği, yükümlülere müşterilerini tanıma ödevi yükler. Müşteri bir şirketse bu ödev, şirketin kimliğinin, şirketi temsil eden kişilerin ve şirketin arkasındaki gerçek faydalanıcının tespit edilmesini kapsar. Bu yazı, Yönetmeliğin ilgili maddelerine dayanarak şirket müşterilerde kimlik tespitinin uygulamada nasıl yapıldığını özetler. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza başvurun.

Hangi bilgiler alınır?

Ticaret siciline kayıtlı tüzel kişilerde yükümlü, şirketin unvanını, ticaret sicil numarasını, vergi kimlik numarasını, faaliyet konusunu, açık adresini, telefon numarasını, varsa faks numarasını ve elektronik posta adresini alır. Şirketi temsile yetkili kişinin ise adı ve soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarası alınır, imza örneği kaydedilir; Türk vatandaşlarında anne ve baba adı ile T.C. kimlik numarası da eklenir (Yönetmelik 7/1).

Bilgiler nasıl teyit edilir?

• Unvan, sicil numarası, faaliyet konusu ve adres, ticaret siciline tescile dair belgelerle (Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanları) teyit edilir; vergi kimlik numarası Gelir İdaresi Başkanlığı belgeleriyle doğrulanır (Yönetmelik 7/2).
• Temsile yetkili kişinin kimliği, gerçek kişiler için öngörülen kimlik belgeleriyle; temsil yetkisi ise tescile dair belgelerle teyit edilir (Yönetmelik 7/3).
• Telefon, faks ve e-posta bilgileri bu kanallar üzerinden şirketle iletişim kurularak doğrulanır (Yönetmelik 7/6).
• Finansal kuruluşlar, sürekli iş ilişkisi kurduğu şirketlerin sicil bilgilerinin güncel olduğunu ticaret sicili müdürlüğü kayıtlarından kontrol eder (Yönetmelik 7/5).
• Mevcut bir müşteriden gelen yazılı talimatlarda, talimatın şirkete ait olduğu teyit edilmek kaydıyla temsilcinin kimliği noter onaylı imza sirküleriyle doğrulanabilir (Yönetmelik 7/7). İmza sirküleri düzenlendiği tarihteki durumu gösterdiğinden, sonradan yapılmış bir görevden alma olup olmadığı Ticaret Sicili Gazetesi'nden kontrol edilmelidir.

Gerçek faydalanıcı tespiti

Yükümlü, şirketin gerçek faydalanıcısını tespit etmek için önce sermayenin yüzde yirmi beşini aşan paya sahip gerçek kişi ortakları belirler. Böyle bir ortak yoksa ya da bu ortağın gerçek faydalanıcı olmadığından şüphe duyuluyorsa, şirketi nihai olarak kontrol eden gerçek kişi; o da tespit edilemiyorsa en üst düzey icra yetkisine sahip gerçek kişi gerçek faydalanıcı kabul edilir (Yönetmelik 17/A). Katmanlı ortaklık yapılarında bu tespit, zincirdeki her tüzel kişi ortağın kendi ortaklık yapısının çıkarılmasını gerektirir. Ayrıntı için Nihai faydalanıcı (UBO) nedir?

Yaptırım listeleri ve riskli ülkeler

Şirket, ortakları, gerçek faydalanıcıları ve temsilcileri, Birleşmiş Milletler Güvenlik Konseyi kararlarına dayanan listeler ile 6415 sayılı Kanun kapsamında Resmi Gazete'de yayımlanan malvarlığı dondurma kararlarında taranır; uluslararası işlem yapan kuruluşlar OFAC, Avrupa Birliği ve Birleşik Krallık listelerini de tarar. Bakanlıkça duyurulan riskli ülkelerde yerleşik kişi ve kuruluşlarla, bu ülkelerin vatandaşlarıyla kurulan iş ilişkilerine özel dikkat gösterilir (Yönetmelik 25). Yüksek riskli müşterilerde, müşteri ve gerçek faydalanıcı hakkında ek bilgi alınması, fonların kaynağının sorulması, iş ilişkisinin amacının öğrenilmesi ve üst düzey yönetici onayı gibi sıkılaştırılmış tedbirler uygulanır (Yönetmelik 26/A).

Sürekli izleme

Müşteriyi tanıma, iş ilişkisinin kurulduğu anda biten bir işlem değildir. İlişki sürdüğü müddetçe şirketin ortaklık yapısındaki, yönetimindeki, temsil yetkilerindeki ve faaliyet durumundaki değişiklikler izlenir; kimlik bilgileri gerektiğinde güncellenir. Tasfiye, konkordato veya iflas ilanı gibi gelişmeler müşterinin risk profilini değiştirir ve yeniden değerlendirme gerektirir.

Kontrol listesi

1. Şirketin künyesi Ticaret Sicili Gazetesi ilanlarıyla teyit edildi; vergi kimlik numarası GİB belgesiyle doğrulandı.
2. Temsile yetkili kişilerin kimlikleri ve temsil yetkileri güncel sicil kaydıyla doğrulandı.
3. Ortaklık zinciri gerçek kişiye kadar çıkarıldı; yüzde yirmi beş eşiği, kontrol ve üst düzey yönetici sırası uygulandı.
4. Şirket, ortaklar, gerçek faydalanıcılar ve temsilciler yaptırım listelerinde ve malvarlığı dondurma kararlarında tarandı.
5. Faaliyet durumu (aktif, tasfiye halinde, konkordato, terkin) kontrol edildi.
6. Şirket takip listesine alındı; değişiklik bildirimleri açık.

Lexnorm bu kontrolleri tek sorguda yapar ve her bulguyu dayandığı kayda bağlar; denetim dosyasına hazır bir şirket profili ve rapor üretir. Çözümleri inceleyin.