KYB nedir? Know Your Business süreci adım adım

KYB (Know Your Business), bir kurumun iş yaptığı şirketi tanıma sürecidir: şirketin gerçekten var olduğunu, kime ait olduğunu, kimin adına imza atabildiğini ve geçmişinde hangi hukuki gelişmelerin yaşandığını resmi kayıtlarla doğrulamak. KYC gerçek kişiyi, KYB tüzel kişiyi tanır.

KYB ile KYC arasındaki fark

KYC (Know Your Customer) kimlik, adres ve risk profiliyle gerçek kişiye odaklanır. KYB ise şirketin katmanlı yapısını çözer: ortaklar, ortakların ortakları, nihai faydalanıcı, yönetim kurulu, temsilciler ve imza yetkileri. Bir şirket müşterisi için KYC yapmak yetmez; şirketin arkasındaki kişilere ulaşmak gerekir.

KYB kimler için zorunlu?

Türkiye'de 5549 sayılı Kanun ve Tedbirler Yönetmeliği kapsamındaki yükümlüler müşteri tanıma yükümlülüğü altındadır: bankalar, finansman, faktoring ve finansal kiralama şirketleri, ödeme ve elektronik para kuruluşları, sigorta, reasürans ve emeklilik şirketleri, sermaye piyasası aracı kurumları ve portföy yönetim şirketleri, kripto varlık hizmet sağlayıcıları, noterler, ticari amaçla taşınmaz ve taşıt alım satımı yapanlar, kıymetli maden, taş ve mücevher ticareti yapanlar, serbest muhasebeci mali müşavirler, yeminli mali müşavirler, bağımsız denetim kuruluşları ve Yönetmeliğin 4. maddesinde sayılan diğer iş ve meslek grupları. Yükümlü olmayan kurumsal şirketler de tedarikçi ve müşteri risklerini yönetmek için aynı kontrolleri uygular.

Adım adım KYB kontrol listesi

1. Şirket künyesi: unvan, şirket türü, MERSİS numarası, vergi kimlik numarası, ticaret sicil numarası ve adres. Kaynak: MERSİS ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi.
2. Faaliyet durumu: şirket aktif mi, tasfiye halinde mi, terkin edilmiş mi, konkordato veya iflas sürecinde mi?
3. Yönetim ve temsil: yönetim kurulu üyeleri veya müdürler, görev süreleri ve temsil şekli (münferit / müşterek).
4. İmza yetkilileri: kimin tek başına veya birlikte, hangi tutara kadar ve hangi işlem türünde imza atabildiği.
5. Ortaklık yapısı ve nihai faydalanıcı: pay sahipleri, dolaylı ortaklıklar ve sermayenin %25'ini aşan paya sahip gerçek kişiler; böyle bir kişi yoksa şirketi fiilen kontrol eden kişi. Bkz. Nihai faydalanıcı (UBO) nedir?
6. Yaptırım ve uyum taraması: şirketin, ortaklarının ve yetkililerinin BM, OFAC, AB, UK ve MASAK listelerinde taranması.
7. Vergi ve sicil kayıtları: vergi levhası, kesinleşmiş vergi borcu listeleri, kamu ihalelerinden yasaklılık.
8. Sürekli takip: ortaklık, yönetim ve sermaye değişikliklerinde bildirim.

KYB'de en sık yapılan hatalar

• Yalnızca güncel durumu kontrol edip geçmişi atlamak: unvan değişikliği ve merkez nakli yapan şirketin eski kayıtları gözden kaçar.
• Eski tarihli imza sirkülerine güvenip güncel temsil ilanını ve iç yönergedeki yetki sınırlarını okumamak.
• Ortaklık yapısını ilk katmanda bırakmak: holding ortağın arkasındaki gerçek kişiye ulaşmamak.
• Kontrolü bir kez yapıp bırakmak: yönetim ve ortaklık değişiklikleri sözleşme süresince izlenmelidir.

KYB'yi dakikalara indirmek

Bu kontrollerin her biri farklı kaynakta, farklı formatta ve çoğu taranmış belge olarak duruyor. Lexnorm, Ticaret Sicili Gazetesi ilanlarını ve diğer resmi kayıtları okuyarak şirketin yapılandırılmış profilini çıkarır; her bilginin yanında dayandığı ilan yer alır. Günler süren bir KYB incelemesi dakikalara iner. Platformu inceleyin.